0 Indledende bemærkninger
0.1 Krav ifølge kvalitetsstyringsloven og -bekendtgørelsen Der skal indføres og anvendes procedurer, der sikrer fastlæggelse af den eller de systemansvarliges opgaver. Proceduren skal indeholde formål og gyldighedsområde, oplysning om ansvar for opgaven og fremgangsmåde. Det skal fremgå af proceduren, at den eller de systemansvarlige skal:
Proceduren skal tillige indeholde krav om, at den eller de systemansvarlige rapporterer oplysninger samt undersøgelses- og analyseresultater til den eller de ledelsespersoner, der udpeges hertil.
0.2 Standardprocedurens status Teksten i denne standardprocedure er et eksempel på, hvordan lovens og bekendtgørelsens krav kan tænkes udmøntet i praksis.
0.3 Om grundlaget for standardproceduren Ledelsens ansvar og udøvelsen deraf er alfa og omega for kvalitetsstyringssystemers funktionalitet. Ledelsen i en kommune varetages principielt af den folkevalgte kommunalbestyrelse, som har udpeget en forvaltningsmæssig ledelse til at forestå mange af de praktiske ledelsesopgaver i det daglige.
I Miljøministeriets bekendtgørelse om krav til kvalitetsstyringssystemet for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet er det forudset, at ledelsesopgaven i forhold til kvalitetsstyringssystemet vil indeholde for mange detaljer, som det ikke vil være praktisk eller holdbart at placere på hverken kommunalbestyrelsens eller den forvaltningsmæssige ledelses bord i de nye, større kommuner.
Derfor stiller bekendtgørelsen krav om, at der skal udpeges en eller flere systemansvarlige, der uanset titler eller øvrige ansvars- og arbejdsopgaver skal udgøre en fast medhjælp for ledelsen ved udøvelsen af de ledelsesmæssige opgaver i henhold til kvalitetsstyringssystemets procedurer.
Som det fremgår, kan ansvaret for systemet være delt mellem flere personer. Opsplitning af funktionen til varetagelse af flere medarbejdere vil sandsynligvis kun være relevant i de helt store kommuner med mange medarbejdere under kvalitetsstyringssystemet eller i kommuner, hvor natur- og miljøforvaltningen er spredt på flere matrikler.
1 Formål
At sikre, at den eller de systemansvarliges opgaver gennemføres overensstemmelse med kravene i kvalitetsstyringsloven med tilhørende bekendtgørelse.
2 Gyldighedsområde Proceduren gælder alene for medarbejdere, som er udpeget som systemansvarlige.
3 Ansvar Den forvaltningsmæssige ledelse bærer ansvaret for udpegning af en eller flere systemansvarlige, som derefter har ansvaret for, at øvrige dele af denne procedure føres ud i livet. Den eller de systemansvarlige skal rapportere direkte til den øverste forvaltningsmæssige ledelse af kommunens natur- og miljøadministration. Hvor der er mere end én systemansvarlig, skal den indbyrdes ansvarsdeling være klarlagt ved organisationsdiagram, stillingsbeskrivelser, passende fordeling af opgaverne ifølge denne procedure eller tilsvarende. Et ansvar kan varetages kollektivt af flere personer, men kun på en sådan måde, at der ikke opstår risiko for mangelfuld koordination eller indbyrdes uenighed mellem de involverede.
4 Fremgangsmåde Den eller de systemansvarlige skal sørge for følgende:
4.1 At kvalitetsstyringssystemet kan benyttes i forbindelse med opgavevaretagelsen og er kendt af myndighedens medarbejdere. Herunder: at startpakken downloades fra Miljøministeriets hjemmeside, at der tages stilling til startpakken med henblik på dens tilpasning og komplettering til lokale forhold, fx ved gennemførelse af et projektarbejde med involvering af en styregruppe og/eller en eller flere arbejdsgrupper, at systemet dokumenteres og implementeres (tværgående procedurer, kvalitetshåndbog, ansvarsfordeling, kvalitetspolitik og -mål inden 1. januar 2007 og sagsbehandlerprocedurer inden 1. januar 2010), og at medarbejderne oplæres i systemets rette brug, 4.2 At holde sig orienteret om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitetsstyringssystemet. Herunder: at de nødvendige ændringer indpasses i systemet efter lokalt mønster, jf. proceduren for dokumentstyring 4.3 At overveje evt. behov for forbedringer af kvalitetsstyringssystemet. Herunder: at der tages aktivt stilling til forslag fra den øvrige ledelse, medarbejderne, borgerne og samarbejdspartnere, som kommunen benytter m.fl., jf. procedure for ledelsens evaluering af kvalitetssyringssystemet og forebyggende handlinger til sikring af systemets funktion 4.4 At undersøge, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og bidrager til at sikre lovens formål og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og -mål. Herunder: at optræde som superbruger for kollegerne i natur- og miljøadministrationen, at medarbejderne har de nødvendige underliggende dokumenter til rådighed i form af checklister, paradigmer, skabeloner, blanketter mv., jf. procedurerne for dokumentstyring og styring af registreringer at systemet faktisk anvendes i overensstemmelse med det planlagte, herunder gældende regulering samt kvalitetspolitik og -mål at der gennemføres den nødvendige kontraktstyring ved tilkøb af kompetencer, jf. procedure for kompetencestyring for medarbejdere, der arbejder med myndighedsopgaver, navnlig pkt. 4.6 4.5 At iværksætte brugertilfredshedsundersøgelser og analysere resultaterne heraf. Herunder: at de analyserede resultater medtages i grundlaget for myndighedens årlige evaluering af kvalitetsstyringssystemets effektivitet og fortsatte egnethed, jf. procedure for brugertilfredshedsundersøgelse af kommunens ydelser samt procedure for ledelsens evaluering af kvalitetssyringssystemet og forebyggende handlinger til sikring af systemets funktion 4.6 At iværksætte interne audit og analysere resultaterne heraf. Analogt med handlingsmønstret i pkt. 4.5 i denne procedure. Se i øvrigt procedure for intern audit af kvalitetsstyringssystemet. 4.7 At analysere resultaterne fra eksterne audit Analogt med handlingsmønstret i pkt. 4.5 i denne procedure. Se i øvrigt 8.6 i den overordnede beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet. Herunder: at føre dialog med det valgte, eksterne certificeringsorgan om systemets certificering og vedligeholdelsen heraf. 4.8 At følge status for korrigerende og forebyggende handlinger. Analogt med handlingsmønstret i pkt. 4.5 i denne procedure. Se i øvrigt procedurerne for afvigelser, afhjælpende handlinger og korrigerende handlinger samt for intern audit af kvalitetsstyringssystemet. 4.9 At foranledige opfølgning på ledelsens beslutninger om forbedring og ændring af kvalitetsstyringssystemet.
4.1 At kvalitetsstyringssystemet kan benyttes i forbindelse med opgavevaretagelsen og er kendt af myndighedens medarbejdere. Herunder:
4.2 At holde sig orienteret om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitetsstyringssystemet. Herunder:
4.3 At overveje evt. behov for forbedringer af kvalitetsstyringssystemet. Herunder:
4.4 At undersøge, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og bidrager til at sikre lovens formål og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og -mål. Herunder:
4.5 At iværksætte brugertilfredshedsundersøgelser og analysere resultaterne heraf. Herunder:
4.6 At iværksætte interne audit og analysere resultaterne heraf. Analogt med handlingsmønstret i pkt. 4.5 i denne procedure. Se i øvrigt procedure for intern audit af kvalitetsstyringssystemet.
4.7 At analysere resultaterne fra eksterne audit Analogt med handlingsmønstret i pkt. 4.5 i denne procedure. Se i øvrigt 8.6 i den overordnede beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet. Herunder:
4.8 At følge status for korrigerende og forebyggende handlinger. Analogt med handlingsmønstret i pkt. 4.5 i denne procedure. Se i øvrigt procedurerne for afvigelser, afhjælpende handlinger og korrigerende handlinger samt for intern audit af kvalitetsstyringssystemet.
4.9 At foranledige opfølgning på ledelsens beslutninger om forbedring og ændring af kvalitetsstyringssystemet.
5 Relaterede procedurer
Procedure for dokumentstyring. Procedure for ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet og forebyggende handlinger til sikring af systemets funktion.
Procedure for kompetencestyring. Procedure for brugertilfredshedsundersøgelse af kommunens ydelser.
Procedure for intern audit af kvalitetsstyringssystemet. Procedure for afvigelser, afhjælpende handlinger og korrigerende handlinger.