• Se procedurebeskrivelse
  
  

Procedurebeskrivelse

0 Indledende bemærkninger

0.1 Krav ifølge kvalitetsstyringsloven og -bekendtgørelsen
Der skal indføres og anvendes procedurer, der sikrer styring af eksterne dokumenter. Proceduren skal indeholde formål og gyldighedsområde, oplysning om ansvar for opgaven og fremgangsmåde. Det skal fremgå af proceduren, at kommunen skal videreformidle love og bekendtgørelser samt an-dre eksternt udarbejdede dokumenter med relevans for sagsbehandlingen, som kommunen modta-ger, til de relevante medarbejdere.

0.2 Standardprocedurens status
Teksten i denne standardprocedure er et eksempel på, hvordan lovens og bekendtgørelsens krav kan udmøntes i praksis.

0.3 Om grundlaget for standardproceduren
Proceduren udgør sammen med proceduren for dokumentstyring af internt udarbejdede dokumenter et konsistent par, idet de to procedurer til sammen skal sikre, at den kommunale myndigheds sags-behandlere på natur- og miljøområdet stedse har adgang til samtlige relevante, fuldstændige og ajourførte kvalitetsstyringsdokumenter af såvel ekstern som intern oprindelse i senest foreliggende udgave, og at medarbejderne er tilstrækkeligt indført i den korrekte fortolkning og praktiske brug af dokumenterne, således at deres sagsbehandling hviler på et holdbart og fuldstændigt grundlag, som ikke i sig selv giver anledning til fejl, mangler, misforståelser eller afvigelser af anden art.

Med eksterne dokumenter menes i denne sammenhæng samtlige de dokumenter, der udgør eller er relevant for reguleringen inden for et givet område. De regulerende dokumenter af ekstern oprindel-se kan være fx gældende love, bekendtgørelser, vejledninger og konsulentrapporter mv.

Det skal sikres, at sagsbehandlerne til hver en tid kan arbejde sikkert og juridisk holdbart på måder, som fjerner risikoen for fejl af formel art - fx at bestemmelser overses, eller at der i breve mv. til virksomheder og borgere eller andre myndigheder henvises til bestemmelser, som ikke længere er i kraft, eller som er ændret i forhold til den citeret ordlyd.

1 Formål

At sikre,

• at love og bekendtgørelser løbende iagttages og er underkastet systematisk gennemgang med henblik på at identificere konsekvenser for interne procedurer, instrukser, paradig-mer, blanketter mv.,
• at alle medarbejdere i natur- og miljøadministrationen har adgang til relevante gældende dokumenter af ekstern oprindelse, og

2 Gyldighedsområde
Gælder for alle love og bekendtgørelser samt eksternt udarbejdede dokumenter med relevans for sagsbehandlingen, som kommunen modtager.

3 Ansvar
Den systemansvarlige bærer i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens og den forvaltnings-mæssige ledelses nærmere retningslinier ansvar for, at denne procedure efterleves i praksis.

De fagligt ansvarlige kontorer, afdelinger eller grupper, deres ledelser og de enkelte sagsbehandlere bærer det specifikke ansvar for, at opgavevaretagelsen på et givet område bygger på opdaterede ud-gaver af et fuldstændigt sæt af relevante regulerende bestemmelser for et givet område.

4 Fremgangsmåde

4.1 Modtagelse, gennemgang og distribution af dokumenter af ekstern oprindelse
Den eller de systemansvarlige eller en eller flere udpegede blandt myndighedens medarbejdere sør-ger for,

• at der ved abonnementsservice, bibliotekstjeneste eller ved løbende gennemsyn af rele-vante nyhedsmedier, meddelelser fra relevante informationskilder (fx Miljøministeriets hjemmeside, styrelsernes hjemmesider, Retsinformation eller relevante samarbejdsfora) sikres et systematisk og vedligeholdt kendskab til nye eller erstattede bestemmelser eller andre ændringer i gældende regulering på natur- og miljøområdet,
• at bestemmelsesændringernes konsekvens for sagsbehandlingsarbejdet i den pågældende kommune vurderes,
• at de nødvendige handleplaner, for så vidt angår konsekvensrettelse af interne dokumen-ter, jf. proceduren om dokumentstyring, planlægges, tilrettelægges og gennemføres,
• at detailkendskabet til nye eller ændrede bestemmelser - fx gennem relevante kurser, træningsaktiviteter, nyhedsbreve, e-mails, interne cirkulærer eller tilsvarende - videre-formidles til relevante sagsbehandlere, og

Eksterne dokumenter kan gøres tilgængeligt for medarbejderne i enhver medieform.
De eksternt udarbejdede dokumenter er ikke omfattet af proceduren for dokumentstyring.

4.2 Forældede af dokumenter af ekstern oprindelse
Forældede/ugyldige dokumenter bør fjernes fra alle brugssteder eller sikres mod utilsigtet brug.