• Se Flowdiagram
• Se procedurebeskrivelse

Procedurebeskrivelse

0 Indledende bemærkninger

0.1 Krav ifølge kvalitetsstyringsloven og -bekendtgørelsen
Der skal indføres og anvendes procedurer, der sikrer styring af kommunens dokumenter. Proceduren skal indeholde formål og gyldighedsområde, oplysning om ansvar for opgaven og fremgangsmåde. Det skal fremgå af proceduren, at kommunen skal:

• godkende alle dokumenter, inden de distribueres til brug for medarbejderne,
• gennemgå og ajourføre dokumenterne løbende,
• lade gældende revisionsstatus fremgå af dokumenterne,
• sørge for, at godkendte, gældende dokumenter er tilgængelige for og anvendes af medarbejderne,
• forhindre brug af ikke-gældende dokumenter, og
• arkivere alle ikke-gældende dokumenter i overensstemmelse med arkivlovens regler herom.

0.2 Standardprocedurens status
Teksten i denne standardprocedure er et eksempel på, hvordan lovens og bekendtgørelsens krav kan udmøntes i praksis.

0.3 Om grundlaget for standardproceduren
Dokumentstyring og proceduren herfor skal skabe grundlaget for, at medarbejderne i natur- og miljøadministrationen modtager en professionelt understøttende intern service fra organisationens side i retning af, at sagsbehandlerne - uden ofte gentagne og dyberegående undersøgelser - kan være sikre på, at de arbejder med de sidste nye dokumentudgaver med så lille risiko som muligt for fejl, mangler, utilsigtede hændelser, forvekslinger og misforståelser.

Dokumentstyring har meget stor sammenhæng med IT-systemer, -kultur og -sikkerhed. Når man i en travl og hektisk hverdag arbejder med mange afbrydelser, skal kvalitetsstyringssystemet bevise sin styrke ved, at det er muligt for erfarne såvel som mindre erfarne medarbejdere hurtigt og sikkert at finde frem til den rette fremgangsmåde og de rette paradigmer mv., ligesom checklister mv. skal understøtte, at planlægning og opklaring af sagers status ikke alene hviler på medarbejdernes hukommelse og overblik.

Dokumentstyring skal hjælpe ledelse og sagsbehandlere på en sådan måde, at de i større grad kan koncentrere sig om at sikre kvaliteten i sagsbehandlingen.

1 Formål

At sikre,

• at kommunens kvalitetsstyringssystems dokumenter er gyldige og underkastet systematisk gennemgang og vedligeholdelse,
• at alle medarbejdere i natur- og miljøadministrationen har adgang til relevante gældende dokumenter, og
• at ugyldige dokumenter fjernes

2 Gyldighedsområde
Gælder for alle kvalitetsstyringssystemets dokumenter, med undtagelse af registreringer - se Styring af registreringer, herunder sagsakter. Ved dokumenter forstås i denne forbindelse enten papirbaserede eller elektroniske oversigter, procedurer, instruktioner, vejledninger, retningslinier og cirkulærer samt blanketlignende formularer, checklister, paradigmer og andre forskrifter for kvalitetsstyringssystemets beskrivelse, anvendelse, drift og fortsatte udvikling.

3 Ansvar
Den systemansvarlige bærer i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens og den forvaltningsmæssige ledelses nærmere retningslinier ansvar for, at kvalitetsstyringssystemet er intakt, og at dets dokumenter opfylder kravene i gældende regulering, herunder kvalitetsstyringsloven med bekendtgørelse.

De fagligt ansvarlige kontorer, afdelinger eller grupper og deres ledelser bærer det specifikke ansvar for, at regelfastsættende dokumenter vedrørende selve opgavevaretagelsen og beskrivelsen af dens indhold udgør den nødvendige helhed, er konsistente og fyldestgørende, opfylder reguleringens krav, gennemgås periodisk og er opdaterede inden for det område, som opgavevaretagelsen dækker. Den samlede dokumentation af kvalitetsstyringssystemet skal muliggøre, at sagsbehandlerne til hver en tid kan arbejde ensartet, effektivt, sikkert og juridisk holdbart på måder, som vil føre til og fastholde en høj grad af brugertilfredshed.

4 Fremgangsmåde

4.1 Udarbejdelse og revision af dokumenter
Den systemansvarlige sørger for udarbejdelse af de tværgående procedurer.

De ansvarlige ledere/sagsbehandlere udarbejder sagsbehandlerprocedurerne og de underliggende dokumenter, der knytter sig dertil.

Der skal udarbejdes procedurer i overensstemmelse med kravene i kvalitetsstyringsloven og den tilhørende bekendtgørelse.

Udarbejdelsen skal følges op af en løbende justering. Procedurer og øvrige dokumenter skal opfylde de krav, som fremgår af kvalitetsstyringsloven og -bekendtgørelsen.

Dokumenter påføres identifikationsnummer eller journalnummer, udstedelsesdato samt eventuelt udgavenummer. Disse oplysninger fremgår også af den oversigt over gældende dokumenter, der fremgår af kvalitetsstyringshåndbogen.

Kommunens generelle regler for godkendelse af dokumenter følges.

Den praktiske del af godkendelsesarbejdet varetages af den systemansvarlige eller en eller flere af denne udpegede personer med ledelses- eller sagsansvar.
De af kommunen udarbejdede og reviderede dokumenter tager udgangspunkt i det sæt standardprocedurer, der som en startpakke til downloading i en tidsbegrænset periode oprindeligt blev udarbejdet i et samarbejde mellem KL, Amtsrådsforeningen Miljøstyrelsen og Skov- og Naturstyrelsen som et tilbud til kommunerne.
Udformningen af dokumenterne følger en ensartet skabelon i henhold til kvalitetsstyringsloven og -bekendtgørelsen, og evt. kommunens supplerende retningslinier herfor.

Dokumenterne gøres tilgængeligt for medarbejderne i elektronisk form, fx via intranet eller et dokumenthåndteringsprogram. Forældede/ugyldige dokumenter fjernes fra alle brugssteder eller sikres mod utilsigtet brug.

Det skal generelt sikres fx ved fysisk adskillelse, at sandsynligheden for, at både tidligere og gældende dokumenter går tabt uden genskabelsesmulighed er lille. Dette gælder både dokumenter på papirbaseret og elektronisk form.

4.2 Forældede af dokumenter
Mindst et eksemplar af forældede dokumenter opbevares - til eftersporingsformål og af historiske årsager - i minimum det åremål, som vil følge af arkivloven eller andre tilsvarende regler herfor. I den tid, de forældede dokumenter opbevares, skal disse være tydeligt mærkede som forældede for at udgå misforståelser.