1 Formål At sikre, at afgørelser om anmodning om aktindsigt i miljøoplysninger træffes på et ensartet grundlag i overensstemmelse med gældende lovgivning, kvalitetsmålsætning og -politikker.
2 Gyldighedsområde Proceduren gælder for afgørelse af sager om aktindsigt i miljøoplysninger, der træffes efter lov om aktindsigt med miljøoplysninger (herefter miljøoplysningsloven). Kun hvor der er forskel, fastsætter miljøoplysningsloven ændringer til den almindelige ordning efter offentlighedsloven og forvaltningsloven. Det betyder, at offentlighedslovens og forvaltningslovens almindelige betingelser for og undtagelser fra retten til aktindsigt også gælder for miljøoplysninger, medmindre der er fastsat andre regler i miljøoplysningsloven.
3 Ansvar Sagen tildeles en ansvarlig sagsbehandler (AS) i henhold til organisationsplan. Kompetencekrav til AS (evt. suppleret med vejleder/team) er fastlagt i procedure for kompetencestyring og eventuelle yderligere lokale retningslinjer. (Ansvarsfordelingen mellem faggrupper og mellem relevante organisatoriske niveauer kan kun fastlægges endeligt, når standardproceduren implementeres lokalt.)
4 Fremgangsmåde 4.1 Anmodningen indgår til kommunen og journaliseres. 4.2 Sagen tildeles i henhold til kommunens lokale bestemmelser, en AS. 4.3 AS udvælger evt. og i henhold til kommunens lokale bestemmelser en vejleder/et team i sagen. 4.4 AS vurderer, om anmodningen er indgået til rette myndighed. Er dette ikke tilfældet videresender AS straks sagen til den kompetente myndighed. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal orienteres om at sagen er videresendt. 4.5 Der er ikke formkrav til anmodningen. Hvis anmodning om aktindsigt sker telefonisk skal AS lave et notat herom til sagen. 4.6 AS vurderer, om de oplysninger, der efterspørges, kan identificeres. Er det ikke tilfældet, skal AS vejlede ansøger om, hvilke oplysninger der skal tilvejebringes for at opfylde identifikationskravet. 4.7 AS vurderer, om de efterspurgte oplysninger er omfattet af begrebet "miljøoplysninger". Loven omfatter miljøoplysninger i en hvilken som helst form. (Er dette ikke tilfældet, afgør AS sagen efter reglerne i offentlighedsloven, henholdsvis forvaltningsloven). 4.8 AS skal snarest muligt afgøre, om aktindsigtsanmodningen kan imødekommes, ligesom det skal afgøres, hvilken form aktindsigten skal gives i. Der skal tages hensyn til en eventuel tidsfrist, fastsat af den, der anmoder om aktindsigt. 4.9 Er afgørelse ikke truffet inden 10 dage, skal AS underrette ansøger om grunden hertil og oplyse om, hvornår afgørelsen forventes at foreligge. 4.10 AS skal afgøre sagen inden 1 måned fra modtagelsen af anmodningen. Der gælder en frist på 2 måneder for omfangsrige og komplekse sager. Afslag på at stille oplysningerne til rådighed i den form, som den, der fremsatte anmodningen, ønsker, skal træffes inden 1 måned. Der er tale om absolutte frister. 4.11 Som udgangspunkt har enhver ret til at blive gjort bekendt med miljøoplysninger. AS skal i hver enkelt sag vurdere, om dokumenterne eller oplysninger kan eller skal undtages. 4.12 AS skal anvende gældende afvejningsregler, ekstraheringsregler, regler om meroffentlighed og tavshedspligtsregler. 4.13 Afgørelse meddeles enten mundtligt eller skriftligt. Se eksempel på brev i bilag 1 til vejledning om miljøoplysningsloven. Aktliste skal vedlægges/udleveres. 4.14 Hvis AS giver afslag på aktindsigt, skal afgørelsen meddeles skriftligt, hvis anmodningen var skriftlig, eller hvis den, der anmodede om oplysningen, ønsker det. Det gælder også afslag på at få udleveret oplysningerne i en bestemt form. Afslaget på aktindsigt skal begrundes og være ledsaget af en klagevejledning. 4.15 Hvis AS giver aktindsigt i miljøoplysningerne, skal oplysningerne som hovedregel stilles til rådighed i den form eller det format, som den, der anmoder om aktindsigten, ønsker. 4.16 AS opkræver eventuelt gebyr for de udleverede miljøoplysninger. 4.17 AS videresender evt. klager til rette klagemyndighed.
5 Bilag