Baggrunden for etablering af en kvalitetsstyringsordning til brug for danske kommuners natur- og miljøadministration Folketinget har i maj 2006 vedtaget lov om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet. Miljøministeriet vil også lade sine 7 decentrale miljøcentre omfatte af ordningen.
Regeringen nedsatte i november 2004 et Kvalitetsstyringsudvalg med repræsentation fra både myndigheder og interesseorganisationer, der skulle komme med anbefalinger til, hvordan et sådant kvalitetsstyringssystem kunne udformes. Den vedtagne lov følger udvalgets anbefalinger op.
Baggrunden for beslutningen om at etablere et kvalitetsstyringssystem i kommunerne var, at en stor del af amternes opgaver overføres til kommunerne som følge af kommunalreformen, og at man vil sikre den faglige bæredygtighed i kommunerne. Kommunalreformen indebærer på en lang række punkter en styrkelse af kommunerne. Kommunerne bliver større, og de får langt flere opgaver.
Kommunerne overtager langt hovedparten af amternes medarbejdere på natur- og miljøområdet, således at der samlet bliver tale om en forøgelse af opgaver og ressourcerne i kommunerne. Dette vil bedre kommunernes muligheder for at sikre den tilstrækkelige faglighed. Samtidig vil kommunerne fortsat kunne indgå i forskellige samarbejder, og der forventes også at ske en udveksling af kompetence og viden mellem kommunerne, bl.a. gennem Kommunalteknisk Chefforening.
Etableringen af en kvalitetsstyringsordning er endnu et initiativ, der skal bidrage til at sikre opgavevaretagelsens faglige kvalitet, effektivitet og ensartethed. Kvalitetsstyringsordningen hverken lemper eller skærper det materielle indhold af natur- og miljølovgivningen; den drejer sig alene om at håndtere reglerne bedre i kommunerne. Et af kravene i kvalitetsstyringsloven er - for at gøre ordningen tillidsskabende og troværdig - at kommunerne skal lade deres kvalitetsstyringssystemers overensstemmelse med kravene i loven med tilhørende bekendtgørelse certificere af et akkrediteret certificeringsorgan inden udgangen af 2009.
Ordningen er udarbejdet i et tæt samarbejde med især KL for at sikre, at ordningen forankres lokalt.
Etableringen af en kvalitetsstyringsordning er en nyskabelse i den danske natur- og miljøadministration, men ordningen bygger på eksisterende og velkendte krav til kvalitetsstyringssystemer, som mange virksomheder og også enkelte kommuner har indført på frivilligt grundlag.
Såvel kommuner som amter har allerede inden den nye ordnings indførelse solide erfaringer med forskellige former for kvalitetssikring. Der er således i høj grad tale om genbrug. Det nye består i, at der er tale om en samlet, systematiseret ordning, der ikke alene kan udgøre et værktøj for den samlede natur- og miljøadministration, men også vil kunne kombineres med andre administrationsområders eventuelle kvalitetsstyringssystemer.
Startpakken består af følgende:
Startpakken er udarbejdet i et tæt samarbejde mellem KL, Amtsrådsforeningen og Miljøministeriet, hvor der er lagt særlig vægt på, at erfaringerne fra amterne ikke går tabt.
Der er tale om et tilbud, som kommunerne kan vælge at benytte sig af eller at lade være. Det er i alle tilfælde kommunernes ansvar at opfylde lovens og bekendtgørelsens krav. Men det er vurderingen, at kommunerne med startpakken lettere vil kunne indføre ordningen. Ønsker en kommune at ændre eller supplere enten den overordnede beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet eller procedurerne, så er det til enhver tid muligt.
Procedurerne i startpakken opfylder lovens og bekendtgørelsens krav til udformningen af procedurer, herunder f.eks. kravet om at proceduren skal angive sit formål og gyldighedsområde, oplyse om ansvar for opgaven og beskrivelse af forløbet fra en opgave igangsættes til den afsluttes.
Ét forhold beskrives ikke i procedurerne, nemlig den politiske behandling. Dette må den enkelte kommune selv tilføje ud fra de forskelligheder, der er på dette område fra kommune til kommune.
Standardprocedurene henviser i et vist omfang til gældende regler, men det er vigtigt at være opmærksom på, at pakken ikke er tænkt som en sammenfatning af hverken forvaltningsretten eller natur- og miljølovgivningen. Sagsbehandlerne må således - som hidtil - sikre sig kendskab til den til enhver tid gældende lovgivning på området.
I sammenhæng med den enkelte standardsagsbehandlingsprocedure er vist et flowdiagram, der giver et helt oversigtligt billede af proceduren. Derfra er der links til den nærmere beskrivelse af opgavevaretagelsens forskellige faser i proceduren.
Herudover er der i varierende grad mulighed for at linke til underliggende dokumenter i form af forskellige love og bekendtgørelser, vejledninger, paradigmaer, checklister, detailinstrukser, vejledende eksempler mv. Oversigten omfatter dog ikke alle relevante regler. Og med hensyn til paradigmaer, tjeklister mm., som kommunerne har bidraget med til hjemmesiden, står disse alene for disses regning, og er ikke vurderet af Miljøministeriet.
Når der linkes fra startpakkens sagsbehandlingsprocedurer til underliggende dokumenter, fremkommer der en informationsboks, som informerer brugeren om disse begrænsninger og ansvarsforholdene.
Det er i alle tilfælde den enkelte kommunes ansvar at sikre, at den har procedurer for alle sine opgave. Men ved at indføre startpakkens tværgående procedurer senest den 1. januar 2007, vil kommunerne imidlertid have opfyldt lovens krav til procedurer pr. denne dato - herudover skal de inden 1. januar 2007 formulere den kvalitetspolitik og de kvalitetsmål, som skal indgå i beskrivelsen af kvalitetsstyringssystemet, ligesom de skal have indført en kvalitetshåndbog. Umiddelbart efter 1. januar 2007 skal kommunerne foretage indberetning til Miljøstyrelsen om status for kommunens opfyldelse af kravene pr. 1. januar 2007.
Startpakken kan downloades fra Miljøministeriets hjemmeside til fri afbenyttelse for de kommunale administrationer. Der vil indtil 1. september blive foretaget visse korrektioner, dog kun på detailniveauet. Efter denne dato vil startpakken foreligge som endelig udgave på Miljøministeriets hjemmeside. Det skal fremhæves, at startpakken herefter ikke vil blive systematisk vedligeholdt fra Miljøstyrelsens eller Skov- og Naturstyrelsens side.
Kommunerne må derfor i eget regi sikre, at eventuelle ændringer inden for natur- og miljølovgivningen, der har betydning for kvalitetsstyringssystemet, løbende indarbejdes i kommunens kvalitetsstyringssystem. Denne vedligeholdelsespligt fremgår af loven.
Kommunalteknisk Chefforening har oplyst, at kommunerne på KTC's Videnscenter (www.ktcviden.dk) kan finde supplerende bilag og eksempelmateriale, som knytter sig til arbejdet med kvalitetsstyringsloven. Kommunalteknisk Chefforening planlægger en ny portal, som kan være med til at sikre, at det også i fremtiden vil være muligt at vidensdele om kvalitetsstyringsloven, og at kommunerne herigennem kan medvirke til, at projektet udvikler sig dynamisk.
KL, Amtsrådsforeningen, Skov- og Naturstyrelsen og Miljøstyrelsen håber, at startpakken vil medvirke til at lette det forestående arbejde i kommunerne.